LE CAUSE DELL’INEFFICENZA
Riconoscere e risolvere le cause dell’inefficienza.
Non è strano che alcune persone siano estremamente abili nell’inventare scuse e poi lente nel fare il lavoro e quindi rendere inutili le scuse?
(Napoleon Hill)
Molte situazioni che si verificano abitualmente e che dunque sembrano apparentemente “normali” sono in realtà di impedimento al normale svolgimento delle proprie mansioni quotidiane.
Sembra, infatti, spesso “normale” il fatto che qualcuno sbagli, che qualcuno non risolva situazioni o problemi al momento opportuno, che qualcuno non esegua gli ordini ricevuti: quando ciò si verifica, la conseguenza diventa una gran quantità di azioni che comportano un inutile dispendio di energie e di tempo. La consuetudine dovrebbe invece essere quella di poche azioni necessarie, eseguite al momento opportuno ed in modo corretto.
Nessuno di noi può essere immune da inefficienza: possiamo, magari in assoluta buona fede, causarla agli altri; possiamo subirla non solo da parte di colleghi, capi o subordinati, ma anche dall’esterno dell’azienda (clienti, fornitori, pubblica amministrazione…). Saperla riconoscere è il primo requisito per poterla poi risolvere senza creare ulteriore confusione!
Lo scopo del corso sull’efficienza è proprio questo: i punti esaminati in aula corrispondono a tutte le situazioni che creano inefficienza; per ciascuno sono stati individuati esempi pratici, riscontrati nella vita di tutti i giorni. Si tratta ora di lavorare senza creare situazioni di quel tipo e senza permettere che altri le creino. E lavorare diventerà veramente un piacere!
E’ vitale naturalmente che tale consapevolezza diventi patrimonio comune dell’intero gruppo di lavoro: le regole del gioco debbono essere chiare per tutti, accettando naturalmente una certa gradualità nel raggiungere migliori livelli di efficienza per ogni membro dello staff*.
Per consolidare il “controllo” del proprio lavoro, nel senso già precisato, è importante quindi:
- Individuare tutte le “perdite di tempo”, quelle appunto derivanti da una o più fonti di inefficienza: a tale scopo, tenete in evidenza la lista esaminata in aula e rivedete la vostra operatività quotidiana. Potrete chiaramente osservare tutte le azioni che non sarebbero state necessarie se si fosse operato in maniera corretta.
- Individuare le persone che creano tali perdite di tempo: voi stessi e/o altri, internamente ed esternamente all’azienda.
- Correggere tali persone: correggere quindi se stessi, usando autodisciplina, ma anche correggere e disciplinare gli altri.
E’ importante capire che il raggiungimento di standard più elevati di prestazione non si ottiene con il criticismo: non si tratta quindi di polemizzare o di giocare ai “primi della classe”! Per questo è importante che si crei in azienda la consapevolezza che esiste un modo “giusto” di operare e di fare il lavoro e che ciascuno contribuisca a consolidarlo chiarendo direttamente con le persone interessate tutti i punti che debbono essere migliorati.
Il modo giusto di lavorare consiste, tra l’altro, in:
- Affrontare ogni situazione che si presenta con l’obiettivo di trovare soluzioni semplici e definitive.
Non sprecare il proprio tempo in discussioni inutili, nel tentativo di “aver ragione” o di “giustificarsi”, ma assumersi responsabilità per tali soluzioni
Risolta la questione, ri-organizzarsi e collaborare con i colleghi per evitare che la situazione si ripresenti.
Non c’è nulla che possa essere risolto spostando indietro le lancette dell’orologio: le soluzioni sono sempre davanti a noi e dipendono da quanta “responsabilità” vogliamo prenderci per esse!
*Non fucilate sul posto il collega inefficiente! Come per il passaggio dalla lira all’euro, si tratta di permettere che le persone si ‘abituino’ ad un certo modo di operare: chiaramente, tale transizione è limitata ad un determinato periodo!
Per approfondire questo argomento ti consigliamo i seguenti corsi: