L’operatività quotidiana
Alcuni semplici accorgimenti, applicati quotidianamente nella gestione del proprio lavoro, possono essere molto utili per incrementare la propria produttività ed efficienza. Talvolta basta irrigidire un po’ la disciplina per eliminare le vecchie abitudini sbagliate e potenziare il proprio rendimento
IL POSTO DI LAVORO/ LA SCRIVANIA
Per lavorare comodamente e nello stesso tempo in modo rapido e funzionale, è fondamentale mantenere il posto di lavoro ordinato, sia per una questione di forma, sia per rendere reperibili pratiche in corso, nel caso di una nostra imprevista assenza. La scrivania deve sempre essere tenuta in ordine e contenere lo stretto necessario.
Ogni persona deve avere l’accortezza di verificare che la disponibilità del materiale, utile al normale svolgimento del lavoro, sia adeguata; nel caso contrario, deve provvedere al rifornimento delle scorte, prima che queste si esauriscano.
Oltre a disporre di una scrivania e di uno specifico spazio, il personale dovrebbe poter usufruire di un gruppo di tre cestini (basket) da ufficio, ognuno dei quali predisposto ad ospitare il materiale utile all’espletamento delle proprie funzioni: un basket dovrebbe contenere il materiale relativo alle questioni non ancora esaminate (“basket IN”); un altro dovrebbe contenere il materiale relativo alle questioni già esaminate ma la cui soluzione viene rimandata ad un tempo non precisato (“basket PENDING”) e, infine, un terzo basket, dovrebbe contenere il materiale relativo alle questioni già risolte e dunque pronte per essere nuovamente distribuite all’interno dell’organizzazione o per essere definitivamente archiviate (“basket OUT”).
I tre basket devono essere disposti l’uno sopra l’altro, come nella foto sottostante
Naturalmente è possibile aggiungere altri basket a seconda delle necessità: ad esempio, un basket potrebbe essere riservato al materiale “da leggere” a tempo non precisato, oppure, un altro basket potrebbe essere destinato ad accogliere il materiale relativo ad un progetto specifico, per tutto il tempo necessario alla sua realizzazione.
Il sistema dei basket è molto utile per gestire tutte le comunicazioni in modo ordinato; a questo scopo, è dunque preferibile evitare di riempire i cassetti della scrivania con materiale utile allo svolgimento del lavoro o di accumulare carta da eliminare in occasione delle pulizie di fine anno.
Lo stesso sistema può essere utilizzato per gestire la posta elettronica.
LE COMUNICAZIONI SCRITTE
Abbiamo sottolineato come un elemento determinante nel garantire l’efficienza, sia individuale sia di gruppo, sia la corretta gestione delle informazioni, il che non necessariamente implica l’utilizzo di sofisticati sistemi di comunicazione.
La crescente complessità dell’ambiente e la necessità di rispondere in maniera molto flessibile e veloce alle molteplici esigenze dei clienti inducono a ritenere che solo un sistema di comunicazione immediato possa garantire il successo. In effetti, uno scambio di informazioni rapido e intenso, è indice di un ambiente lavorativo vitale e dinamico; tuttavia, per gestire le linee di comunicazione in modo efficiente, evitando interruzioni dovute all’intensità del traffico, è necessario scegliere un sistema di comunicazione efficace ed immediato: la comunicazione scritta, sia essa su carta o tramite posta elettronica.
Il vantaggio di una comunicazione scritta consiste nel risparmiare il tempo che invece verrebbe speso nel comunicare oralmente, evitando tra l’altro, qualsiasi possibile interruzione e garantendo una “memoria” di quanto trasmesso.
La “forma” di un qualsiasi dispaccio scritto è quella riportata qui sotto:
| Da: Gianni Rossi
A: Luigi Bianchi Data: 1 Ottobre 2002
Oggetto: xxxxxx
Testo: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx |
è esattamente il format della posta elettronica!
E’ importante rispettare alcune regole di base:
- Il messaggio deve essere sempre sintetico: deve contenere le informazioni principali, evitando dunque di disperdersi in una serie di inutili dettagli.
- E’ preferibile evitare di affidare alla comunicazione scritta la trasmissione di notizie negative che è meglio discutere direttamente con le persone interessate.
- Per rispondere ad una comunicazione ricevuta, è preferibile includere nella risposta il messaggio originale: se si utilizza un’e-mail, si può utilizzare l’opzione “Rispondi”; se si utilizza la comunicazione scritta, si può rimandare lo stesso messaggio indicando il mittente con una freccia.
- Le comunicazioni in entrata dovrebbero essere controllate con regolarità, ad esempio fissando degli orari prestabiliti per esaminare il basket-in e la casella di posta elettronica.
- E’ bene inoltre selezionare, tra le e-mail in arrivo, quelle che richiedono una lettura immediata, rimandando ad un tempo successivo la lettura di quelle meno urgenti.
- E’ bene non accumulare le comunicazioni ricevute, ma è preferibile prenderne visione quotidianamente e rispondere, se possibile, tempestivamente.
IL PROGRAMMA DI LAVORO SETTIMANALE E GIORNALIERO
il modo giusto di fare il lavoro.
Il programma di lavoro della settimana in corso e delle singole giornate è elemento cruciale per l’efficienza personale e di gruppo: esso, infatti, fornisce delle direttive di comportamento relative alle azioni immediate da compiere per raggiungere gli obiettivi prestabiliti.
Sono disponibili sul mercato strumenti molto pratici che, a livello cartaceo o informatico, possono essere utili ad organizzare le proprie attività: tali strumenti archiviano informazioni, riepilogano gli obiettivi da raggiungere, registrano la pianificazione delle attività e possono quindi aumentare l’efficacia della programmazione giornaliera e settimanale del proprio lavoro.
Alcune importanti regole da seguire per essere efficienti sono le seguenti:
- Fissate per iscritto gli obiettivi da realizzare entro la settimana in corso: assicuratevi che i vostri obiettivi personali siano in linea con quelli dell’azienda e identificate le azioni specifiche da compiere giornalmente.
- Ogni sera, fissate per iscritto i COMPITI che intendete svolgere il giorno dopo: le telefonate da fare, gli appuntamenti da fissare, le attività da iniziare/proseguire/completare, avendo cura di fare una stima anche del tempo che intenderete spendere per ciascuno di essi.
- Accertatevi che il programma da voi steso sia effettivamente realizzabile, compatibilmente anche con il tempo che avete a disposizione.
- Fate una costante supervisione del vostro lavoro, evitando di accumulare compiti non eseguiti o materiali da esaminare.
- Non appena vi viene assegnato un incarico, svolgetelo, senza rinviarlo a tempo imprecisato.
- Tenete la lista dei compiti da svolgere ed eseguiteli:
– cercate di completare tutte le azioni simili
– non rinviate i compiti che vi piacciono meno.
- Gestite intelligentemente il tempo a disposizione, usando qualche piccola strategia:
– stendete una lista dei compiti più semplici e che non richiedono né urgenza nell’eseguirli, né un impegno eccessivo, quali possono essere, ad esempio, una veloce ricerca di informazioni, una telefonata o archiviazione di materiale.
Rimandate lo svolgimento di questi incarichi ai momenti che vi consentono di essere più liberi dagli impegni più gravosi: ad esempio, mentre attendete qualcuno per un appuntamento, quando avete un calo di energia e di attenzione, quando avete finito un lavoro importante e vi restano pochi minuti a disposizione prima del pranzo.
– Ritagliatevi dei momenti in cui chiedete di non essere disturbati: date disposizione che non vi siano passate telefonate nell’arco di determinati orari, fissando anche l’orario entro il quale vi rendete disponibili ad essere ricontattati.
– Incominciate la vostra giornata lavorativa svolgendo gli incarichi più impegnativi, poiché avete più tempo a disposizione ed anche il vostro grado di rendimento è più alto, evitando di sprecare queste due importanti risorse in “facili lavoretti”.
Per approfondire questo argomento ti consigliamo i seguenti corsi: