Il proprio ruolo

LA CONOSCENZA DEL PROPRIO RUOLO ALL’INTERNO DELL’AZIENDA

Per operare in modo efficiente, ogni individuo che opera all’interno di un’organizzazione ha il dovere di essere informato relativamente ai doveri inerenti al proprio ruolo e di acquisire le competenze necessarie allo svolgimento del proprio incarico: su tali basi eseguirà scrupolosamente le proprie mansioni, curando di non trascurare nessun dettaglio che possa risultare determinante per il conseguimento dei risultati richiesti.

Nello stesso tempo, a livello più generale, avrà il dovere di conoscere, e di adattarsi, alle regole dell’ambiente di lavoro di cui fa parte, in quanto membro di una comunità aziendale.

A proposito del ruolo, è bene ricordare che:

Ogni genere di attività, ogni ruolo all’interno di un’azienda, esistono per un fine ben preciso. E’ importante che tale scopo sia definito e chiarito a chi occupa quella posizione, in modo che ogni persona possa lavorare ben sapendo quale sia la direzione in cui orientare i propri sforzi.

La produzione è comunque il risultato di un lavoro di squadra. E’ importante che sia definito, comunicato e costantemente aggiornato l’organigramma dell’azienda. L’organigramma non è solo uno schema gerarchico, ma uno schema di funzionamento dell’azienda stessa: conoscerlo bene significa comprendere esattamente come il proprio lavoro si colleghi a quello degli altri, quali siano i giusti interlocutori per qualsiasi attività, quali i percorsi che le comunicazioni debbono rispettare. Si tratta di un vitale strumento di lavoro, senza il quale è impossibile una precisa consapevolezza di come il proprio operato rilevi per il conseguimento del prodotto finale dell’intera azienda.

Per realizzare lo scopo per cui il proprio ruolo esiste, occorre ottenere dei ben precisi risultati. E’ bene quindi definire quali sono, nello specifico, i risultati attesi per le varie posizioni: molto spesso, in azienda, l’attenzione è su quello che le persone debbono fare, piuttosto che su quello che debbono ottenere. Raramente nei mansionari si trova una descrizione dell’output, cioè del prodotto finale che deve essere realizzato: precisare tale prodotto finale e definirne ben precisi standard di quantità e qualità significa porre le basi perché ogni collaboratore possa migliorare la propria produttività, concentrandosi sulle azioni a maggior valore aggiunto ed evitando tutto ciò che, pur carino od anche utile, non è veramente necessario al complessivo risultato aziendale.

Ottenere prodotti richiede naturalmente “materie prime”. E’ importante quindi definire esattamente quali siano gli input necessari a ciascuna posizione e monitorarne, tra l’altro, l’adeguata disponibilità: può trattarsi non solo di materiali, ma anche di informazioni, documenti e quant’altro. Si tratta di comprendere esattamente il processo di ‘trasformazione’ collegato al proprio ruolo: ciascuna persona infatti, nell’espletare un determinato incarico, modifica lo stato di cose e persone. Ad esempio una centralinista ‘trasforma’ una telefonata in arrivo in una ‘comunicazione inoltrata velocemente al giusto interlocutore; per ottenere ciò ha bisogno di informazioni precise, che debbono essere sempre aggiornate. E’ vitale quindi per operare con efficienza avere chiari questi ‘flussi’, stabilendo un rapporto di collaborazione con i colleghi, i clienti, i fornitori e i superiori incaricati a cooperare per il compimento di alcune delle proprie mansioni.

Ottenere risultati è tanto più semplice quanto più si conoscono le “regole del gioco”: in azienda le “regole del gioco” sono rappresentate dalle direttive, ossia da quelle linee guida che consentono di prendere velocemente delle decisioni. Le direttive sono stabilite dal vertice aziendale proprio in base alle esperienze di maggior successo: conoscerle in maniera precisa significa fare le cose “giuste” e mantenere la propria attività allineata a quella del gruppo. Avere direttive scritte rappresenta una situazione ottimale, perché in tal modo esiste un preciso riferimento per tutti e ciascuno potrà prendere le decisioni più corrette senza che siano costantemente necessari ‘ordini dall’alto’. Allo stesso modo, la precisa conoscenza delle procedure, ovvero della sequenza di azioni standard, che devono essere eseguite secondo le diverse circostanze, è alla base di una più sicura e veloce operatività.

AUTO-ANALISI.

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Denominazione della posizione: _____________________________________________

Se il grado di conoscenza è solo accettabile (o addirittura insufficiente), è molto probabile che il modo di svolgere il proprio lavoro sia caratterizzato da un certo grado di inefficienza: il “controllo” delle varie situazioni richiederà un numero di azioni senz’altro superiore a quelle altrimenti necessarie.

Vi sono poi altre conoscenze di carattere generale necessarie per potersi veramente qualificare come membro dello staff di una qualsiasi azienda.

A proposito dell’azienda, è bene quindi ricordare che:

Ogni azienda nasce per raggiungere delle mete ben precise, per realizzare una grande ambizione: il management traduce tutto questo in scopi ben precisi, esattamente definiti, che debbono essere comunicati a tutto lo staff e pienamente condivisi. Un gruppo è, per definizione, un insieme di individui con uno scopo comune: è cruciale che ciascun collaboratore sia informato riguardo ai piani futuri della compagnia. Un disaccordo con questi piani può creare conflitti e nervosismi e abbassare decisamente il livello di efficienza individuale e aziendale.
Ogni azienda ha un suo personale carattere ed una propria scala di valori di riferimento: è vitale che sin dal primo momento qualsiasi membro dello staff sia informato relativamente alle “cose che contano” nella sua azienda e possa quindi adeguarsi a ciò che è necessario e voluto. Atteggiamenti verso i colleghi ed i superiori, regolamenti aziendali, standard di cortesia, pulizia, abbigliamento, addestramento e quant’altro sono diversi da azienda ad azienda e debbono essere comunicati e condivisi.

Ogni azienda opera in base a definiti sistemi di comunicazione: la conoscenza di tali sistemi è alla base di un’efficiente operatività individuale. Diversamente, si creerà un sacco di “traffico” con notevole dispersione di tempo ed energia. Un gruppo con comunicazioni scadenti limiterà il proprio potenziale di successo ed espansione.

Per operare, ogni individuo deve conoscere le attrezzature, gli archivi, i materiali che vengono utilizzati: nuovo personale, non addestrato in tal senso, crea inefficienza per il solo fatto di continuare a chiedere indicazioni ad altri.

Un personale privo di conoscenze sul proprio posto e sulla propria azienda è destinato ad ostacolare la produzione dell’intera organizzazione poiché, generalmente, necessita di costanti direttive sul modo di operare, inoltra richieste e informazioni in modo scorretto, non ottiene risultati sufficienti: occorre quindi addestramento continuo, del quale è anche il singolo collaboratore a dover farsi carico. Ciascun membro del gruppo è, infatti, pienamente responsabile del proprio sviluppo personale e professionale.

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